Tartalom
mutasd
Sok minden múlik azon, hogy mit és hogyan kommunikálsz a munkatársaiddal, az üzlettársaiddal, illetve a leendő ügyfeleiddel. Ha úgy érzed, nem a megfelelő e-mailezési folyamatot végzed (vagy nem vagy elég eredményes), akkor itt a lehetőség, hogy javítsd a hibáidat!
Így küldj mailt
- A kapcsolat kiépítéséhez idő kell. Ne csak akkor keress meg másokat, ha égetően szükséged van valamire. Az nem kapcsolat, hanem csak kihasználása egy személynek!
- Ne ajtóstól ronts a házba. A leveleidet kezd egy barátságos köszöntéssel, érdeklődj a címzett állapotáról, vagy köszöntsd névnapja alkalmából. Aztán térhetsz a lényegre!
- A levél miről vagy kiről szól? Rólad vagy a projektről? Ha te szerepelsz sokat a levélben, azzal lekicsinyled a közös munkát – írd át úgy, hogy ne te legyél a főszereplő!
- Miután nem mindig tudhatod előre, hogy címzett mivel is foglalkozik éppen, nem biztos, hogy jó időben küldöd a leveleidet. Ha nem sürgős, akkor inkább várj a levél küldésével, ha viszont sürgős választ vársz, azt jelezd a tárgy mezőben. Egy-egy hirtelen adódott apró problémával kapcsolatban hétvégén is küldhetsz választ, egy rövid üzenet mindig megnyugtatja az aggódó ügyfelet, kapcsolatot.
- A túl sok címzettel az a baj, hogy szinte felkínálod annak lehetőségét, hogy a későbbiek folyamán olvasatlanul töröljék a postafiókból – annak ellenére, hogy egyszer tényleg érdekelheti a mondanivalód a címzettet. Csak annak küldj üzenetet, akit érdekelhet is a leveled tartalma, feleslegesen ne terheld a másikat.
- A levelek címzettjeiről tudj meg minél többet.
- Egy projektben előfordulhatnak késések, olyan problémák jelentkezhetnek, amiket nem látsz előre. Írj a projekt aktuális állapotáról, hiszen az ügyfélnek fontos az, amit együtt csináltok, de ha nem tud róla semmit, akkor a teljes kétségbeesésig is eljthat az információhiánya miatt. Te hogyan éreznéd magad, ha várnál egy levelet, ami nem és nem érkezik meg?
- A hosszú leveleket nagyon kevesen olvassák el, főleg, ha nem is számít a levélre a címzett. Alaposan nézd át, tényleg akkora terjedelemben kell megírnod a leveleidet, amekkorában elkészültek!
- A kapcsolattartás és a kapcsolatteremtés nem feltétlenül csak az e-mailre koncentrálódhat. Érdemes más kommunikációs csatornát is használnod!
A sikeres projekt és az e-mail kapcsolata
Ellenőrző lista:
- Akkor írsz csak e-maileket, ha sürgősen el kell intézned valamit és segítségre van szükséged?
- Nem a megfelelő emberi hangot használod a leveleidben? Minden mondatodat felkiáltójellel zárod?
- Sokat beszélsz magadról?
- Mindig jó időben küldöd az e-maileidet?
- Hány embernek küldesz egyszerre levelet – nem sok egy kicsit?
- Eleget tudsz a levél címzettjéről?
- Mindig friss információkat küldesz?
- Elég hosszúak a leveleid – nem hosszúak, de nem is rövidek?
- A kapcsolattartásra csak egy e-mailt használsz?
Az e-mail remek találmány, de a kommunikáció fejlődésével az e-mail is megélheti azt, hogy kedvezőtlen fogadtatásban részesül.
A kapcsolattartás nagyon leegyszerűsödött az elektronikus levelezéssel, ezért is érdemes odafigyelni, hogy a kommunikáció emberközeli maradjon.
