Unalmasnak hangzik az „idő pénz” megfogalmazás, de ha te ezt még nem érzékelted, akkor vagy nagyon jó az időbeosztásod, vagy az égvilágon semmit nem csinálsz semmit.
Az idő mára a legfontosabb erőforrássá vált: véges tudata miatt, az egyik legnehezebben beosztható erőforrásként jelentkezik, pedig úgy teszünk, mintha végtelen lenne. A nap csak 24 órából áll, a teljesítőképességed pedig jó esetben is 12 órán keresztül aktivizálható – utána már csak maszatolás van.
Egy jó időbeosztás sokat segíthet annak elkerülésére, hogy végkimerülés állapotába jutva csak halmozódjanak a tennivalók.
Mire való a time management?
A time management tervezési folyamat, amelynek célja, hogy a rendelkezésre álló időt a lehető leghatékonyabban oszd be, hogy a lehető legtöbb feladatot a lehető legjobb minőségben végezhesd el. A kulcsszavak a „rendelkezésre álló” és a „lehető legtöbb-legjobb” szavakon van!
A jó időbeosztással nem mennyiségi, hanem minőségi változást szeretnénk elérni. Ahhoz, hogy folyamatosan jó minőséget tudj produkálni figyelned kell arra, hogy az ember és az elvárt eredmény között egyensúly legyen, így a termelőerő karbantartására – azaz magadra – is időt kell szánnod!
Határozd meg a feladataidat és azt az időt, amennyit rájuk szánsz
Fontos, hogy ráébredj a napi feladataidból mennyi valóban a te feladatod és hogy mit is csinálsz egész nap. Így első lépésként mérned kell az időt, hogy mennyi idő szükséges az emailek megválaszolásával, a hírek olvasásával, az alkalmazottaid ellenőrzésével, a marketinggel, a tervezéssel.
Ha méred az időt, akkor azt is látni fogod, hogy mennyi időre van szükséged a más feladatok elvégzésére. Fontos figyelembe venned azt is, hogy a hatékony munkavégzéshez ismerned kell a saját bioritmusodat is:
- vannak olyan emberek, akik reggel 5-7 óra között a legaktívabbak, majd ezután jön egy csendes mélyvölgy, majd újra a magasra törnek 10-12 között, majd újra lassabban végzik el a feladatukat, majd újra aktivizálódnak 16 óra után.
- és vannak olyan személyek, akik éjszaka tudnak dolgozni, mert a bagolytípusba tartoznak. Mérd fel a te benső erőforrásaidat, és máris jobban be tudod osztani az idődet.
Az is fontos, hogy legyél szigorú a kialakult időbeosztásodhoz: ne adj még 10 percet valami feladatra, ha nem sikerült elintézned, vagy, mert még választ vársz egy emailre. Térj át a következő napirendi pontodra, ezt a feladatot, pedig írd be másnapra.
Bevált praktikák az átláthatóbb időbeosztásra, a hatékonyabb munkavégzésre
- Tegyél különbséget a feladatok között! Mennyire fontosak, mennyire hosszúak, egyedül is el tudod-e végezni őket, vagy egyeztetned kell hozzá, mennyire igényelnek komoly agymunkát, és mennyi az általuk termelt nyereség? A kialakult mátrix kijelöli egyes feladatok sorrendjét, fontosságát.
- A nagyobb feladatokat osszuk kisebb, átlátható részekre!
- Ha tudod, hogy reggel vagy aktívabb, akkor szervezd úgy a napodat! Délelőtt jöhet az agymunka oroszlánrésze, későbbre hagyd a rutindolgokat. Utóbbiakat két nagyobb elmélyülést igénylő dolog közé is beiktathatod.
- Igyekezz mindig változatosan szervezni a feladatokat, ne végezd egész nap ugyanazt, mert áttérsz a robotszintre, ami egy idő után sokkal fárasztóbb! Ne hagyd ki olyan napi munkákat (például az e-mailekre válaszolást), amelyek másnap pluszterhelést okoznak!
- Jutalmazd meg magad! Érdemes piros pontozni, mint az iskolában, vagy pipálni az elvégzett feladatokat a listádon, jó érzés lesz végignézni rajta! Vagy határozd el, hogy ha végeztél, pihensz egy kicsit.
- A legjobb projekt a befejezett projekt. Ezért azokat a feladatokat, amelyek egy lendülettel elvégezhetők, ne oszd több részre! Csak az agyadat terheld feleslegesen azzal, hogy kilépsz, majd visszatérsz.
- Egyszerre egy dologra koncentrálj! A koncentrálást nagyban segíti a rendezett munkakörnyezet. Érdemes lehet kikapcsolni a felugró értesítéseket és hasonlókat a gépeden. Majd megnézed az új levelet, ha eljön az ideje.
- Ha valamit azonnal ki tudnánk pipálni, ne töltsünk vele több időt csak azért, mert még nem járt le a határidő! Ha valamit 8-9 közé ütemeztünk, akkor tegyük el 9-kor, és térj vissza rá máskor. Egy idő után már a hatékonyság fog látszódni a munkavégzésedben, és legközelebb végezni fogsz minden időhöz kötött munkával.